Le compte-prorata
Comment notre société agit-elle et comment le Compte-Prorata fonctionne ?
Pour ce faire, notre société met en place à la notification du marché un système de gestion de suivi des dépenses/recettes. Elle intègre les tableaux de bord suivants :
- Le tableau de suivi des marchés, à partir des éléments fournis par le Maitre d’Ouvrage, servant de base de calcul pour la répartition des dépenses
- La gestion des recettes :
- Emission des demandes d’appels de fonds
- Avance de trésorerie (appels de fonds de roulement TTC)
- Appels de fonds sur les montants HT des situations de travaux
- La gestion des dépenses et leurs répartitions aux entreprises.
3 étapes à suivre
Cette gestion est décomposée en 3 phases :
Phase 1
Travaux
préparatoires
à la Gestion
Notre société assure les opérations de préparation, à savoir :
- Prise de connaissance et analyse des pièces du marché
- Elaboration du Protocole du Compte-Prorata, qui stipule le règlement, le fonctionnement et le financement du CP.
- Convocation en réunion de l’ensemble des entreprises (constitution du Comité de Contrôle, validation du Protocole, bulletins d’adhésion, présentation des devis des prestataires, du budget, du planning d’appels de fonds de trésorerie, établissement et expédition du compte-rendu).
- Etablissement des commandes pour les prestataires
Au démarrage de la mission, notre société organisera une réunion de lancement entre la Direction de chantier, les entreprises titulaires des marchés et le gestionnaire de la mission.
Phase 2
Gestion
quotidienne du
Compte-Prorata
Notre société assure les opérations suivantes, à savoir :
- Convocation aux réunions trimestrielles du Comité de Contrôle
- Appels d’offres des prestataires, analyse et présentation à la validation du Comité de Contrôle
- Etablissement et expédition des comptes-rendus de réunion
- Mise à jour des documents de gestion et du budget des dépenses
- Emission des appels de fonds mensuels sur les situations de travaux
- Traitements des règlements adhérents et relances
- Contrôle et traitement des factures fournisseurs
- Correspondance courante aux adhérents et aux fournisseurs
- Suivi des prestations des fournisseurs mises en place par le Comte-Prorata
Phase 3
Clôture du
Compte-Prorata
Enfin notre société procède aux différentes opérations de clôture :
- Résiliation des commandes prestataires
- Etablissement des procès-verbaux de libération du site
- Clôture des comptes : établissement du décompte définitif du Prorata ; répartition des dépenses par note de débit final, émission des Quitus, solde administratif
- Réunion d’Assemblée de dissolution (Présentation des comptes, établissement et expédition du Compte-Rendu).
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